หนังสือประทับตรา + ตัวตรวจว่าเรื่องนี้ใช้ได้ไหม

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 13 วรรคสองเขียนว่าใช้ได้ “ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ” แล้วไล่ไว้หกกรณี คือ 13.1 การขอรายละเอียดเพิ่มเติม · 13.2 การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร · 13.3 การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับ ราชการสำคัญ หรือการเงิน · 13.4 การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการ ที่เกี่ยวข้องทราบ · 13.5 การเตือนเรื่องที่ค้าง · และ 13.6 เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา ★ ถ้าเรื่องของคุณไม่เข้าข่ายข้อใดข้อหนึ่งในหกข้อนี้ ก็ใช้หนังสือประทับตราไม่ได้ ★ ต้องทำเป็นหนังสือภายนอกตามข้อ 11 แทน

ไม่มีใครลงลายมือชื่อเต็มเลย นั่นคือจุดที่ทำให้หนังสือชนิดนี้เร็วกว่าหนังสือภายนอก ข้อ 13 วรรคหนึ่งเขียนว่าหนังสือประทับตรา “คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของ หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย จากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา” และข้อ 14.5 เขียนว่า “ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการตามข้อ 72 ด้วยหมึกแดง และให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา” ★ หมึกแดง ไม่ใช่หมึกดำ ★

เพราะข้อ 72 กำหนดว่าตราชื่อส่วนราชการเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ★ ล้อมครุฑตามข้อ 71.1 ★ โดยระหว่างวงนอกกับวงในมีอักษรไทยชื่อส่วนราชการ — นั่นคือเครื่องหมายราชการเต็มรูป ซึ่งพระราชบัญญัติเครื่องหมายราชการ พุทธศักราช 2482 คุ้มครองไว้และการนำไปใช้ โดยไม่ได้รับอนุญาตมีโทษทางอาญา เราจึงเว้น “วงกลมว่างขนาดเท่าของจริง” ไว้ให้ แล้วคุณประทับตรายางของหน่วยงานคุณเองด้วยหมึกแดง — เราขายความแม่นของระยะ ไม่ใช่ตัวตรา และมีสวิตช์เลือกได้ว่าจะพิมพ์เส้นไกด์วงกลมออกมาด้วยหรือเว้นเป็นที่ว่างเปล่า

★ มันคือการช่วยคุณอ่านระเบียบ ไม่ใช่การวินิจฉัยแทนหน่วยงานของคุณ ★ คำถามทุกข้อในตัวตรวจยกข้อความมาจากข้อ 13 ตรง ๆ โดยไม่ตีความเพิ่ม แต่จุดที่เราตอบแทนไม่ได้คือคำว่า “เรื่องสำคัญ” ซึ่งระเบียบไม่ได้นิยามไว้ และคำว่า “ผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป” ซึ่งขึ้นกับคำสั่งมอบหมายภายในของแต่ละหน่วยงาน สองข้อนี้คุณต้องตอบเอง และถ้าหน่วยงานของคุณมีคำสั่งตามข้อ 13.6 กำหนดเรื่องที่ให้ใช้หนังสือประทับตราไว้ ให้ยึดคำสั่งฉบับนั้นเป็นหลัก · เอกสารที่ได้เป็นแบบฟอร์มตั้งต้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย