หนังสือราชการภายนอก

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 11 ไล่ไว้สิบสี่ช่อง คือ 11.1 ที่ · 11.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ (โดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย) · 11.3 วัน เดือน ปี · 11.4 เรื่อง · 11.5 คำขึ้นต้น · 11.6 อ้างถึง (ถ้ามี) · 11.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) · 11.8 ข้อความ · 11.9 คำลงท้าย · 11.10 ลงชื่อ · 11.11 ตำแหน่ง · 11.12 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง · 11.13 โทร. · และ 11.14 สำเนาส่ง (ถ้ามี) เครื่องมือนี้เว้นช่องไว้ครบทั้งสิบสี่ช่อง และเตือนเรื่องที่คนพลาดบ่อยไว้ด้วย เช่น ข้อ 11.6 ที่กำหนดว่าการอ้างถึงให้อ้างถึงหนังสือ ฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญ

ไม่ต้อง และเราจะไม่บอกว่าต้อง เพราะระเบียบฯ ข้อ 4 เขียนไว้ตรงตัวว่า “ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับแก่ส่วนราชการ” ส่วนข้อ 11 นิยามหนังสือภายนอกว่าเป็นหนังสือ ที่ส่วนราชการออกโดยใช้กระดาษตราครุฑ ★ ประชาชนที่เขียนถึงหน่วยราชการจึงไม่อยู่ในบังคับ ข้อ 11 เลย ★ เครื่องมือนี้จึงมี “โหมดร่างจดหมายถึงหน่วยราชการ” แยกไว้ต่างหาก ซึ่งเป็นแบบอำนวยความสะดวกที่เราจัดให้อ่านง่ายเท่านั้น ไม่ใช่แบบตามระเบียบ โหมดนั้นจึงไม่มีครุฑและไม่มีเลขที่หนังสือ เพราะทั้งสองอย่างเป็นของส่วนราชการ

ระเบียบฯ ข้อ 28 เขียนไว้ว่าหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติแบ่งเป็นสามประเภท คือ ด่วนที่สุด (ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับ) ด่วนมาก (ปฏิบัติโดยเร็ว) และด่วน (ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้) และให้ระบุชั้นความเร็วด้วย “ตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือและบนซอง” เครื่องมือนี้พิมพ์ให้ที่ 32 พอยท์สีแดงตามนั้น ส่วนกรณีที่ต้องการให้หนังสือถึงผู้รับ ภายในเวลาที่กำหนด ข้อ 28 วรรคท้ายให้ใช้คำว่า “ด่วนภายใน” แล้วลงวันเดือนปีและเวลากำกับ ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับสามชั้นข้างต้น

ช่องข้อมูลมาจากตัวระเบียบฯ ข้อ 11 อ้างตัวบทได้ · ส่วนระยะการพิมพ์มาจากคำอธิบาย ท้ายหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรีที่ นร 0106/ว 2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553 ★ ซึ่งเป็นคำอธิบายวิธีพิมพ์ ไม่ใช่ตัวระเบียบ ★ ตัวอย่างการพิมพ์ท้ายหนังสือเวียนฉบับนั้น ระบุเองว่าให้วางครุฑห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร ให้พิมพ์คำลงท้าย โดยเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์ และให้เว้นบรรทัดก่อนพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ 3 บรรทัด เราตั้งค่าตามนั้นและเปิดให้ปรับเองได้ทุกค่า · ส่วนภาพครุฑเราไม่แจก เพราะพระราชบัญญัติเครื่องหมายราชการ พุทธศักราช 2482 คุ้มครองไว้และมีโทษทางอาญา ให้อัปโหลดหัวกระดาษของหน่วยงานคุณเอง ระบบจะย่อให้สูง 3 เซนติเมตรตามข้อ 71.1 และวางกึ่งกลางส่วนบนตามข้อ 75 ไฟล์ถูกอ่านในเครื่องคุณเท่านั้น