ร่างอีเมลหนังสือราชการ (ภาคผนวก 7)

ภาคผนวก 7 ข้อ 5.3.6 กำหนดไว้แปดองค์ประกอบและกำหนดลำดับด้วย คือ คำขึ้นต้น · ข้อความ · คำลงท้าย · ลงชื่อ (ให้พิมพ์ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือนั้น) · ข้อมูลติดต่อ (ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ และหมายเลขโทรศัพท์ พร้อมชื่อเจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องและหมายเลขที่ติดต่อได้) · ข้อความขอให้ตอบกลับ · เส้นปิดข้อความ (เส้นประหรือเส้นทึบยาวตลอดบรรทัดใต้ข้อมูลติดต่อ) · และข้อความจำกัดความรับผิดมาตรฐานทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เครื่องมือนี้เรียงให้ตามลำดับนี้เสมอ และแสดงหมายเลขข้อกำกับไว้ทุกส่วนให้ตรวจตามได้

เพราะเรายืนยันตารางนั้นจากแหล่งทางการไม่ได้ และเราจะไม่เดา · ข้อ 5.3.6.1 และ 5.3.6.3 อ้างถึงตารางในภาคผนวก 2 จริง แต่ภาคผนวก 2 ในฉบับรวมแก้ไขของสำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกาเป็นภาพสแกนที่ดึงข้อความไม่ได้ ส่วนสำเนาที่หน่วยงานเผยแพร่และเปิดเป็นข้อความได้นั้น เมื่อนำสองฉบับมาเทียบกันแล้ว ขัดกันเองอย่างน้อยสองจุด ทั้งถ้อยคำในคำขึ้นต้นถึงพระราชวงศ์ และรายชื่อตำแหน่งที่ใช้คำว่า “กราบเรียน” หนังสือถึงพระราชวงศ์หรือพระภิกษุที่ใช้คำขึ้นต้นผิดเป็นความผิดพลาดที่รับไม่ได้ เราจึงเปิดเป็นช่องกรอกเอง ตั้งค่าเริ่มต้นไว้ที่ “เรียน” กับ “ขอแสดงความนับถือ” ซึ่งเป็นแถวเดียวที่สำเนาทั้งสองฉบับเขียนตรงกันคำต่อคำ ให้เปิดภาคผนวก 2 ฉบับที่หน่วยงานของคุณใช้ประกอบทุกครั้งเมื่อผู้รับไม่ใช่บุคคลธรรมดาทั่วไป

ข้อ 3.2 กำหนดให้แจ้งยืนยันการได้รับโดยการตอบกลับอีเมลนั้น “ภายในวันทำการที่ได้รับอีเมลนั้น หรือในกรณีที่ได้รับภายหลัง 16.30 นาฬิกา ให้ตอบกลับอย่างช้าไม่เกิน 10.00 นาฬิกา ของวันทำการถัดไป” และเนื้อหาของอีเมลตอบกลับอย่างน้อยต้องระบุว่าส่วนราชการนั้นได้รับอีเมลแล้ว พร้อมทั้งระบุหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ แท็บ “ข้อความตอบรับ” ในเครื่องมือนี้ประกอบข้อความให้ตามรูปแบบที่ระเบียบยกตัวอย่างไว้ และข้อ 2 ยังกำหนดให้ตรวจกล่องอีเมลไม่น้อยกว่าวันละสองครั้งในเวลาราชการ อย่างน้อยหนึ่งครั้งช่วงเช้าและอย่างน้อยหนึ่งครั้งช่วงบ่าย รวมถึงโฟลเดอร์อีเมลขยะด้วย

ข้อ 5.3.7 วางไว้ชัด · ให้ระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับในช่อง “ถึง” (To) ถ้ามีผู้รับหลายคนให้เรียงลำดับในช่องเดียวกัน · ถ้าต้องส่งสำเนาให้บุคคลอื่น ให้ใช้ช่อง “สำเนาถึง” (CC) โดยให้ส่งสำเนาไปยังที่อยู่อีเมลของเจ้าของเรื่องด้วย (ถ้ามี) · ส่วนช่อง “สำเนาลับถึง” (BCC) ให้ใช้เฉพาะสองกรณีคือ ส่งไปจัดเก็บเป็นสำเนาภายในระบบ ของส่วนราชการ และการส่งหนังสือไปยังผู้รับเกินกว่าหนึ่งคน ซึ่งส่วนราชการเห็นว่าจำเป็นต้องปกปิดไม่ให้ผู้รับทราบว่าได้ส่งไปยังบุคคลอื่นด้วย

ข้อ 5.3.5 กำหนดว่า “ในเนื้อหาอีเมล ให้จัดรูปแบบเนื้อหาเป็น HTML โดยให้ใช้การเข้ารหัสข้อความ (text encoding) แบบ UTF-8 และใช้ตัวแบบอักษร (font) Arial หรือ Verdana หรือ Times New Roman หรือ font อื่นใดซึ่งรองรับการแสดงผลภาษาไทย และสามารถแสดงผลบนอุปกรณ์ส่วนใหญ่ได้” ปุ่มคัดลอกแบบมีรูปแบบจึงคัดลอกทั้งโครงเพื่อให้วางลงกล่องเขียนอีเมลแล้วยังเป็น HTML ส่วนปุ่มข้อความล้วนมีไว้สำหรับกรณีที่ระบบปลายทางรับเฉพาะข้อความ และปุ่มคัดลอกโค้ด HTML มีไว้สำหรับผู้ที่ต้องวางลงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่รับโค้ดโดยตรง

ไม่ · ชื่อผู้รับ ตำแหน่ง สาระสำคัญของเรื่อง ชื่อและเบอร์โทรของเจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่อง ถูกประกอบเป็นอีเมลด้วยจาวาสคริปต์ในเบราว์เซอร์ของคุณเอง ไม่มีการอัปโหลด ไม่ผ่านเซิร์ฟเวอร์เรา ไม่เข้าคิว และเราไม่ส่งอีเมลให้ เครื่องมือนี้เตรียมเนื้อความให้เท่านั้น การส่งจริงต้องทำจากที่อยู่อีเมลกลางของส่วนราชการ ตามข้อ 5.3.3 ซึ่งกำหนดให้ใช้ที่อยู่อีเมลกลางตามข้อ 1 เท่านั้น