รายงานการประชุม (แบบที่ 11)

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 25 ไล่ไว้ 11 ช่องตามลำดับคือ ชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุม · ครั้งที่ · เมื่อ (วัน เดือน ปี) · ณ (สถานที่) · ผู้มาประชุม · ผู้ไม่มาประชุม · ผู้เข้าร่วมประชุม · เริ่มประชุมเวลา · ข้อความ · เลิกประชุมเวลา · และผู้จดรายงานการประชุม เครื่องมือนี้เว้นช่องไว้ครบทั้ง 11 ช่องตามลำดับเดียวกัน และเปิดให้ซ่อนช่องที่หน่วยงานของคุณไม่ใช้ได้ เพราะบางแห่งมีแบบเฉพาะของตนเอง

ตัวบทแยกไว้สามข้อติดกันเพราะเป็นจุดที่คนสับสนบ่อย · ข้อ 25.5 ผู้มาประชุม คือผู้ที่ “ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม” และมาประชุม โดยถ้ามีผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด · ข้อ 25.6 ผู้ไม่มาประชุม คือผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมแต่มิได้มาประชุม พร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี) · ข้อ 25.7 ผู้เข้าร่วมประชุม คือ “ผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้ง เป็นคณะที่ประชุม” ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) เส้นแบ่งจึงอยู่ที่ “ถูกแต่งตั้งเป็นกรรมการหรือไม่” ไม่ใช่ “นั่งอยู่ในห้องหรือไม่” และคนที่มาแทนกรรมการยังอยู่ในกลุ่มผู้มาประชุม ไม่ใช่ผู้เข้าร่วมประชุม

ข้อ 25 ไม่ได้กำหนดให้รายงานการประชุมใช้กระดาษตราครุฑ ต่างจากหนังสือภายนอก คำสั่ง และประกาศที่ตัวบทเขียนไว้ชัดว่าให้ใช้ เครื่องมือนี้จึงตั้งต้นเป็นกระดาษเปล่า และเราไม่แจกไฟล์ครุฑหรือตราชื่อส่วนราชการให้ดาวน์โหลดในทุกกรณี เพราะพระราชบัญญัติเครื่องหมายราชการ พ.ศ. 2482 มาตรา 6 ถึงมาตรา 8 กำหนดโทษไว้ ถ้าหน่วยงานของคุณมีหัวกระดาษของตัวเองอยู่แล้วและต้องการใส่ ให้อัปโหลดไฟล์ภาพหัวกระดาษนั้น ซึ่งถูกอ่านในเครื่องคุณเองและไม่ถูกส่งขึ้นเซิร์ฟเวอร์

ไม่ใช่ และเราจะไม่อ้างแบบนั้น · ข้อ 25 กำหนดเฉพาะ “ช่องข้อมูลและลำดับ” เท่านั้น ไม่ได้กำหนดระยะขอบ ระยะบรรทัด ขนาดตัวอักษร หรือวิธีไล่เลขระเบียบวาระไว้เลย ค่าระยะขอบที่ตั้งไว้ให้ตั้งต้นมาจากคำอธิบายวิธีพิมพ์หนังสือราชการท้ายหนังสือเวียน ที่ นร 0106/ว 2019 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553 ซึ่งเป็นคำอธิบายวิธีพิมพ์ ไม่ใช่ตัวระเบียบ และปรับได้เองทุกค่า ส่วนการไล่เลขระเบียบวาระเป็นความสะดวกที่เราเพิ่มให้ ถ้าหน่วยงานของคุณใช้ลำดับแบบอื่น ให้พิมพ์หัวข้อเอง

ระเบียบไม่ได้กำหนดระดับความละเอียดไว้ · คู่มืองานสารบรรณของหน่วยงานต่าง ๆ มักอธิบายว่าที่ใช้กันมีสามแบบ คือจดละเอียดทุกคำพูด · จดย่อประเด็นพร้อมมติ · และจดเฉพาะเหตุผลกับมติ ส่วนการรับรองรายงานที่ใช้กันมีสามวิธี คือรับรองในการประชุม ครั้งนั้น · รับรองในการประชุมครั้งต่อไป · และรับรองโดยการแจ้งเวียน เครื่องมือนี้ใส่ตัวเลือกทั้งสองชุดไว้เป็นข้อความช่วยเลือกและข้อความท้ายรายงาน โดยระบุกำกับว่าเป็นแนวปฏิบัติจากคู่มือ ไม่ใช่ถ้อยคำที่ระเบียบกำหนด ให้ยึดมติของคณะที่ประชุมหรือระเบียบภายในของหน่วยงานเป็นหลัก

ไม่ถูกส่งไปไหนเลย · ชื่อและตำแหน่งของกรรมการทุกคน เหตุผลการไม่มาประชุม และมติที่ยังไม่ได้รับรอง ถูกประกอบเป็นเอกสารด้วยจาวาสคริปต์ในเบราว์เซอร์ของคุณเอง ไม่มีการอัปโหลด ไม่ผ่านเซิร์ฟเวอร์เรา และไม่ต้องเข้าคิว การจำร่างไว้ในเครื่องเป็นตัวเลือกที่ปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น ถ้าเปิดจะเก็บไว้ใน เบราว์เซอร์เครื่องนี้เท่านั้น และมีปุ่มลบให้กดได้ตลอดเวลา